Daten sind das wichtigste Kapital für jede Organisation. Daher muss sichergestellt werden, dass die Daten um alle Kosten gültig und verwendbar sind. Datenvalidierung und Datenüberprüfung sind zwei wichtige Prozesse, um sicherzustellen, dass Daten diese beiden Eigenschaften besitzen. Die Datenvalidierung stellt sicher, dass die Daten sauber, korrekt und aussagekräftig sind, während die Datenüberprüfung sicherstellt, dass alle Kopien der Daten so gut sind wie das Original. Beide Prozesse stellen also sicher, dass die Organisation aufgrund unerwarteter Fehler in den Daten kein Geld verliert.
Die Datenvalidierung befasst sich damit, sicherzustellen, dass die Daten gültig sind (sauber, korrekt und nützlich). Datenvalidierungsverfahren verwenden Datenvalidierungsregeln (oder Überprüfung von Routinen), um die Gültigkeit (hauptsächlich Korrektheit und Bedeutung) von Daten zu gewährleisten. Es stellt auch die Gültigkeit von Eingabedaten sicher, um die Sicherheit des Systems aufrechtzuerhalten. Diese Regeln werden automatisch durch Datenwörterbücher implementiert. Die Datenvalidierung kann auch implementiert werden, indem Datenintegritätsregeln oder -verfahren deklariert werden, die Geschäftsregeln durchsetzen (insbesondere in Geschäftsanwendungen). Diese Geschäftsregeln werden in der Regel während der anfänglichen Geschäftsanforderungen an die Geschäftsanalysten erfasst. Es ist sehr wichtig, zu Beginn des Prozesses Geschäftsregeln zu implementieren, da sich fälschlicherweise validierte Daten negativ auf die Ausführung des Geschäftsprozesses auswirken.
Die einfachste Form der Validierung ist die Überprüfung der Eingabe, um sicherzustellen. Beispielsweise sollte ein Validierungsprozess für die Anwendung von Telefonverzeichnissen die Eingangstelefonnummern validieren, um sicherzustellen, dass sie nur Zahlen plus/minus Symbole und Klammern enthalten (und nichts anderes). Ein wenig fortgeschrittenere Validierungsprozesse könnten auch das Feld des Ländercode überprüfen, um zu überprüfen, ob es sich um legitime Ländercodes handelt.
Die Datenüberprüfung ist der Prozess der Überprüfung einer Kopie von Daten, um sicherzustellen, dass sie genau der ursprünglichen Kopie der Daten entsprechen. Die Datenüberprüfung ist normalerweise erforderlich, wenn Sie Ihre Daten gesichert haben. Die meisten modernen Backup-Software haben eine eingebaute Überprüfungsfunktionalität. Sogar die Disc Burning Software ermöglicht die Überprüfung am Ende des Verbrennungsprozesses. Wenn die Daten auf der verbrannten Scheibe verifiziert werden, ist es Ihnen gut. Aber wenn nicht, musst du diese CD wegwerfen und wieder brennen. Die Datenüberprüfung ist ein sehr wichtiger Prozess, da Sie sich sicher fühlen, da Sie zuversichtlich sind, dass Sie die gesicherten Daten tatsächlich verwenden können, falls die ursprünglichen Daten verloren gehen oder beschädigt sind. Die Verifizierungssoftware stellt normalerweise sicher, dass die Kopie sowohl lesbar ist als auch der Inhalt genau mit dem Originalinhalt übereinstimmt. Es braucht also mehr Zeit als ein einfaches Backup, aber es ist die Mühe wert. In der Regel führen große Unternehmen die automatischen Backups nachts durch.
Die Datenvalidierung wird normalerweise an der ursprünglichen Kopie oder den Eingaben zum System durchgeführt, während die Datenüberprüfung an den Kopien (oder Sicherungen) von Daten durchgeführt wird. Die Überprüfung der Gültigkeit von Eingängen ist im Vergleich zu den langwierigen Überprüfungsprozessen, die nach dem Rückzug auftreten, sehr schnell. Validierung kann verwendet werden, um Daten vor den von den Benutzern vorgenommenen Fehler zu schützen, während die Überprüfung verwendet werden kann, um Daten vor den Problemen zu schützen, die aufgrund von Systemfehlern auftreten.